Conteo físico de inventarios

Conteo físico es el procedimiento de control para verificar la existencia de algún tipo de mercadería. Cuando se trata de adquirir o producir un bien en grandes cantidades para consumir o vender, siempre existe la posibilidad de perder el control de la cantidad exacta de mercadería disponible. A mayor cantidad de bienes o a mayor transacciones mayor es el riesgo de perder el control de la disponibilidad.

¿En pocas palabras por qué es necesario realizar un conteo físico de inventarios?

Algunas ideas por las cuales se debe realiza un conteo físico de inventarios son las siguientes:

1. Verificar que los productos existan físicamente.

2. Determinar el costo de producción o ventas a través del sistema conocido como diferencia de inventarios

3. Investigar sobre el estado real de los productos ( obsoletos, dañados, bajo surtido, etc) 4. Mejorar el control de la exactitud en el registro de inventarios

Conteo físico de inventarios procedimientos que se deben seguir:

Compartimos algunos elementos que incluimos en nuestro Servicio Profesional y en nuestro Libro Digital. Las empresas que mantienen inventarios no pueden darse el lujo de no seguir estas recomendaciones. Los inventarios debe realizarse con frecuencia y con la participación de personal independiente, como norma de control.

Actividades a realizar:

Antes del inventario

Durante el inventario

Al final del inventario

ANTES DEL INVENTARIO

Conozca el área y los tipos de productos a inventariar

No es posible realizar un adecuado conteo físico en una bodega con los ítems desordenados, sin ubicación física definida, con escasa iluminación, sin perchar y sin su respectiva identificación. Conozca los procesos de entrada, movimiento y salida de inventarios – trazabilidad y sistemas Al final del conteo físico de inventarios usted debe validar la confiabilidad de su sistema de 3/5 trazabilidad, por lo tanto, antes de empezar se debe conocer que sistema de control de inventario existe, cuan complejo es, qué documentos se utiliza para realizar la trazabilidad, guía de reemisión, comprobantes de ingreso y egreso, transferencias, etc.

Identifique riesgos inherentes y de control

No todos los rubros de inventarios son iguales por lo tanto usted debe conocer los riesgos inherentes y de control relacionados con el producto por ejemplo:

Volatilidad

Perecibilidad

Caducidad

Alto volumen

Alto costo unitario

Toxicidad

Dispersión del inventario

Dependiendo de las características del producto se debe estar al tanto de su unidad de medida. Si no reconoce la unidad de medida y los sistemas de medición tendrán problemas en la confiabilidad de su inventario.

Prepare instrucciones precisas y capacitación del personal

Usted debe repartir las funciones a cada persona y todos deben saber a quién reportar, qué reportar y cómo reportar las situaciones que se presenten. A qué hora se inicia y qué elementos se necesita para un corte de documentos integral. Si se realizará uno, dos o triple conteo con el mismo equipo o equipos diferentes. ¿Quién definirá los sobrantes o faltantes que se queden? Todos estos temas deberán ser objeto de una capacitación.

La improvisación es muy mala consejera en un conteo físico de inventarios.

DURANTE EL INVENTARIO

Actividades de inicio

Debemos asegurarnos que no exista movimiento de inventario Debemos realizar el corte de documentos y si es posible obtener digitalmente el saldo de inicio del inventario. Las personas deben iniciar todas juntas a la misma hora del conteo.

Actividades administrativas

Una persona debe coordinar todo el inventario. Otra persona debe apoyar con las dudas de los equipos de conteo. Otra persona debe compilar los resultados si no existen equipos lectores de código de barras.

Actividades de control

Si decidió realizar doble conteo asegúrese que los equipos empiecen por rutas separadas, izquierda a derecha y derecha a izquierda.

Verifique que los equipos de conteo no se comuniquen los resultados

Realice pruebas de conteo y cruce con los datos contados por cualquiera de los equipos.

Las diferencias entre primero y segundo conteo deben ser contadas por un equipo independiente que podría ser auditoria.

FINAL DEL INVENTARIO

Procedimientos de compilación

El mismo día de la toma física se deben cruzar el resultado del conteo físico de inventarios con la información del kardex para obtener los faltantes o sobrantes. Existen ahora técnicas asistidas por lectores ópticos que permiten obtener resultados de diferencias de manera inmediata.

Detección de faltantes y sobrantes

Las causas de sobrantes y faltantes pueden ser muchas:

Mal conteo

Problemas de unidades de medida

Hurto interno

Hurto externo

Mal despacho

Mercadería igual ubicada en lugares diferentes

Descripción incorrecta del inventario

Elaboración del acta

Es conveniente documentar los resultados para dar solemnidad al acto de contar.